Delegacja – czy pracodawca musi wypłacać zaliczkę?

Pracodawca może wydać pracownikowi polecenie odbycia podróży służbowej w celu zrealizowania jakiegoś zadania związanego z wykonywaniem pracy. Oznacza to, że pracownik nie może być obciążony kosztami takiej podróży. Czy wypłacenie zaliczki na poczet wydatków związanych z odbyciem podróży służbowej jest konieczne?

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową pracodawca musi zwrócić wszystkie koszty z nią związane, w tym w szczególności: kosztów przejazdu, noclegu oraz wszelkich innych, niezbędnych wydatków. Poza tym pracownikowi należy się również dieta. W przypadku krajowej podróży służbowej wynosi ona:

  1. gdy delegacja krajowa trwa od 8 do 12 godzin dieta wynosi 15 zł;
  2. gdy delegacja krajowa trwa ponad 12 godzin dieta wynosi 30 zł.

Jeśli podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje.

Stawka diety obowiązująca podczas delegacji zagranicznej jest zróżnicowania w zależności od kraju docelowego. Przykładowo stawka dzienna za odbycie podróży służbowej do Niemiec wynosi 49 euro, Stanów Zjednoczonych – 59 USD, a do Chin – 55 EUR. Wysokość dziennej stawki diety ustala się następująco:

  1. gdy delegacja zagraniczna trwa do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;
  2. gdy delegacja zagraniczna trwa od 8 godzin do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
  3. gdy delegacja zagraniczna trwa ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety.

Należy zaznaczyć, że kwota diety jest pomniejszana, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne wyżywienie.  W przypadku delegacji krajowej kwota diety zmniejsza się o 25%, jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne śniadanie, o 50% – gdy zapewniono bezpłatny obiad oraz 25% – w przypadku bezpłatnej kolacji.

Inne proporcje obowiązują w przypadku zagranicznej podróży służbowej. Kwotę diety pomniejsza się o 15% w przypadku bezpłatnego śniadania lub 30% w przypadku bezpłatnego obiadu, lub kolacji.

Zwrot kosztów, o których mowa powyżej, a także wypłata diety ma miejsce dopiero po zakończeniu podróży służbowej.  Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wspominają również o kwestii wypłaty zaliczki dla pracownika odbywającego podróż służbową. Czy jest ona obowiązkowa?

Obowiązkowa przy delegacji zagranicznej

Przepisy wspominanego powyżej rozporządzenia wskakują jednoznacznie, że pracownik powinien otrzymać od pracodawcy zaliczkę na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Podstawą wypłaty zaliczki powinna być wstępna kalkulacja kosztów.

Zaliczka powinna być wypłacona w walucie obcej, która obowiązuje w kraju docelowym. Jednak za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. 

Pracodawca musi pamiętać, aby pozostałe koszty, rozliczyć w walucie, w której została wypłacona zaliczka wg średniego kursu obowiązującego z dnia wypłaty.

Przepisy rozporządzenia wspominają również, że wypłata zaliczki na poczet pokrycia wydatków wynikających z delegacji krajowej, odbywa się na wniosek pracownika.

Reasumując – pracodawca jest zobowiązany do wypłaty zaliczki na poczet odbycia zagranicznej podróży służbowej. W przypadku delegacji krajowej pracodawca wypłaca ją na wniosek pracownika. 

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą w wewnątrzzakładowych aktach określić inne zasady wypłacania zaliczki na poczet wydatków związanych z odbyciem podróży służbowej. Nie mogą być one jednak mniej korzystne niż te, wynikające z rozporządzenia. Oznacza to, że pracodawca nie może jednostronnie ustalić, że nie będzie wypłacał zaliczki, ponieważ jest to działanie na niekorzyść pracownika.

Podziel się wpisem!

Share on facebook
Opublikuj na Facebook
Share on twitter
Opublikuj na Twitter
Share on linkedin
Opublikuj na LinkedIn
Share on pinterest
Opublikuj na Pinterest