Praca z domu na własnym sprzęcie

Trwający w Polsce stan epidemii, zmusił wiele firm do przejścia na pracę zdalną. Nie każdy pracodawca jest w stanie zapewnić pracownikowi sprzęt służbowy, na którym ten mógłby, w razie potrzeby, pracować również z domu. Co wtedy powinien zrobić pracodawca?

Pracodawca ma obowiązek wyposażyć stanowisko pracy pracownika we wszelkie narzędzia, które są niezbędne do wykonywania pracy. Najbardziej podstawowym z nich jest komputer, bez którego nie sposób tego zrobić. Jednak nie zawsze pracownicy pracują na laptopach, które można swobodnie przenieść w każdej chwili. Niektórzy wciąż pracują na komputerach stacjonarnych, których przeniesienie do innego miejsca jest nieco utrudnione, choć nie niemożliwe. Dlatego wiele osób pracuje w domu na swoim prywatnym sprzęcie.

Ekwiwalent za używanie prywatnego laptopa do celów służbowych

Pracownikowi, który pracuje na swoim prywatnym sprzęcie przysługuje ekwiwalent pieniężny. Ustala się go na podstawie stawki amortyzacyjnej sprzętu komputerowego, która jest określona w przepisach podatkowych. Jak prawidłowo ustalić kwotę ryczałtu?  Kodeks pracy nie daje jasnej odpowiedzi, jedynie pewne wytyczne. Przepisy sugerują, by pracodawca wziął pod uwagę normy zużycia sprzętu i jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Co istotne, prawidłowo ustalona kwota będzie zwolniona z podatku i składek ZUS. Wskazuje na to wprost art. 21 ust. 1 pkt. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który wyłącza z podstawy do opodatkowania „ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.”

Z kolei, aby skorzystać ze zwolnienia ze składek ZUS, pracodawca ustalając wartość ryczałtu powinien pamiętać o następujących kwestiach. Po pierwsze ekwiwalent musi być wypłacany w formie pieniężnej. Nie może mieć charakteru rzeczowego. Po drugie sprzęt musi być własnością pracownika. Aby to sprawdzić pracodawca ma prawo zażądać od pracownika, by ten przedłożył mu dowód zakupu sprzętu lub jakikolwiek inny dokument, który potwierdzałby, że jest właścicielem sprzętu. Ostatnim warunkiem jest adekwatność ekwiwalentu do ceny rynkowej sprzętu oraz stopnia jego zużycia w trakcie użytkowania na potrzeby pracodawcy.

Ustawodawca nie daje rozwiązania na tacy i nie określa ani minimalnej kwoty ryczałtu, ani też maksymalnej. Nie jest to łatwe zadanie, ponieważ, aby ustalić kwotę ryczałtu choćby w przybliżeniu, pracodawca musi przeanalizować wiele składowych, jak np. liczba godzin pracy pracownika z użyciem sprzętu, średnie normy zużycia sprzętu itp. Jeśli kwota ryczałtu będzie zbyt wysoka i, tym samym, nieadekwatna, wówczas od takiej kwoty pracodawca ma obowiązek odprowadzić zarówno składki ZUS, jak i podatek.

Podziel się wpisem!

Share on facebook
Opublikuj na Facebook
Share on twitter
Opublikuj na Twitter
Share on linkedin
Opublikuj na LinkedIn
Share on pinterest
Opublikuj na Pinterest