Świadectwo jest dokumentem, który potwierdza okres zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek wydać je niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia, czyli w ostatnim dniu pracy pracownika. Jeśli, z różnych przyczyn, nie jest to możliwe pracodawca musi dostarczyć świadectwo pracy swojemu pracownikowi w nie później niż w ciągu 7 dni od ustania zatrudnienia.
Korekta świadectwa pracy
W sytuacji kiedy pracodawca zorientuje się, że popełnił błąd i wpisał nieprawidłowe dane lub informacje w świadectwie pracy powinien niezwłocznie wydać korektę świadectwa pracy. Jest ona zupełnie nowym dokumentem, dlatego należy je wystawić z bieżącą datą i opatrzeć nagłówkiem świadectwo pracy. Wpisywanie w nagłówku korekta świadectwa pracy jest uznawana za błąd. Do skorygowanego świadectwa pracy należy dołączyć pismo wyjaśniające pracownikowi, które zapisy się zmieniły, a także poprosić o zwrócenie niepoprawnie wystawionego dokumentu. Z kolei pracodawca, aby mieć dowód na to, że świadectwo pracy zostało wręczone pracownikowi w ustawowym terminie, powinien sporządzić notatkę służbową. Należy pamiętać, że w aktach osobowych nie należy trzymać jednocześnie oryginalnego świadectwa pracy i jego skorygowanej wersji. W teczce osobowej należy umieścić jedynie poprawnie wystawiony dokument.
Jeśli błąd w świadectwie pracy zostanie zauważony przez pracownika, powinien on zwrócić się z prośbą o skorygowanie dokumentu. Ma na to 7 dni. Kolejne 7 dni ma pracodawca na zajęcie stanowiska w tej sprawie. Jeśli pracodawca wyda decyzję odmowną, kolejnym krokiem pracownika, który powinien wykonać w ciągu następnych 7 dni, jest wystąpienie do sądu pracy z roszczeniem o sprostowanie świadectwa pracy. Jeśli sąd przychyli się do wniosku pracownika, pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się decyzji. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, pracownik może ponownie udać się do sądu pracy z wnioskiem o nałożenie na pracodawcę obowiązku sprostowania świadectwa pracy.
Duplikat świadectwa pracy
Pracodawca ma obowiązek ponownie wydać swojemu byłemu pracownikowi świadectwo pracy w uzasadnionych przypadkach. Mówią o tym przepisy rozporządzenia o świadectwach pracy. Jednak nie precyzują jak należy rozumieć sformułowanie w uzasadnionych przypadkach. W praktyce wszystko zależy od uznania pracodawcy i sytuacją w którą wpisuje się w to sformułowanie jest m. in. zgubienie świadectwa pracy. Wystawienie odpisu świadectwa pracy obywa się na wniosek pracownika. Ustawodawca nie przewidział szczególnej formy wniosku, w związku z tym prośba pisemna, mailowa, czy nawet ustna uznaje się za poprawną. Duplikat świadectwa pracy należy wystawić z bieżącą datą. Muszą być w niej zawarte te same informacje, co w oryginalnym dokumencie. Odpis świadectwa pracy powinien być również sporządzony według wzoru, który obowiązuje aktualnie. Dokument należy opatrzeć nagłówkiem Duplikat świadectwa pracy z dnia …… do świadectwa pracy z dnia ….. Dodatkowo świadectwo pracy należy również opatrzeć podpisami osób, które zarówno sporządziły oryginalny dokument, jak i osób, które wystawiły jego odpis.
